Herr Bühnert, immer mehr Fachverlage steigen in den Bereich Veranstaltungsmanagement ein. Was ist der Grund für die Entwicklung? Welche Chancen bietet dieser Bereich gerade Fachverlagen?

Claus Bühnert: Veranstaltungen sind wirksame Instrumente der Kommunikation und damit des Marketings, weil sie Interaktivität bieten und damit im Wissenstransfer eine attraktive Rolle einnehmen. Veranstaltungen haben allerdings den Nachteil, dass sie auf einen sehr kurzen Zeitraum fixiert sind, worunter Wahrnehmung und Nachhaltigkeit leiden können. Synchronisiert mit Print- und Online-Medien werden diese Nachteile ausgeglichen. Verlage haben alle Grundvoraussetzungen, ihre Zielgruppe ganzjährig zu bedienen und Plattformen zu schaffen, auf denen Veranstaltungen inhaltlich vor- und nachbereitet werden können. Damit entsteht für die Teilnehmer ein Mehrwert.

Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein, um einen Veranstaltungsbereich erfolgreich im Verlag aufzubauen? Wie können die Mitarbeiter bestmöglich eingebunden werden? 

Claus Bühnert: Es gibt verschiedene funktionierende Organisationsstrukturen. Entscheidend bei allen ist die Schnittstelle zwischen der Veranstaltungsorganisation und den Kompetenzbereichen im Verlag. Fachwissen, Zielgruppenkenntnis und Netzwerke können bestens durch in Projektteams beteiligte Verlagsmitarbeiter (aus Redaktion, Marketing, Verkauf) in die Veranstaltung eingebracht werden. Die Veranstaltungsorganisation steuert diese Prozesse, die für alle Bereiche im Verlag verbindlich zu definieren sind.

Die Organisation von Kongressen und Events beinhaltet verschiedene Schritte: Terminfindung, Locationsuche, Hotelmanagament, Personalplanung, die Veranstaltungsdurchführung und Nachbereitung. In welchem dieser Bereiche liegen Ihrer Meinung nach die größten Herausforderungen? Mit welchen Stolpersteinen muss man rechnen?

Claus Bühnert: Es ist nicht die Frage, ob einige Aufgaben schwieriger oder kritischer sind. Veranstaltungsorganisation ist ein komplexes Aufgabenfeld und es kommt auf die Beherrschung von Prozessen an. Die Abarbeitung eines Aufgabenkatalogs kann dabei sicher nur eine Standardleistung sein. Methodenkompetenz und Qualitätsmanagement machen den Unterschied.

Durch die Digitalisierung entwickelt sich der Trend derzeit zum webbasierten Veranstaltungsmanagement. Wie stufen Sie diese Entwicklung ein? Wie sieht das Veranstaltungsmanagement in 10 Jahren aus?

Claus Bühnert: In der Kongressbranche gibt es zwei Fraktionen: Die einen glauben (und hoffen), dass sich Veranstaltungen als letzte Bastion der zwischenmenschlichen Begegnung in einem digitalen, auf das Web konzentrierten Dasein behaupten. Die anderen glauben, dass elektronische Medien die sentimentale Meeting-Mentalität abschaffen wird. Ich glaube an (und arbeite für) die Synthese: Nutzung des Webs als Wissens- und Kommunikationsplattform, Integration von elektronischen Bausteinen in die Veranstaltungsorganisation, Bildung von Fach-Communities und Interaktion während der Veranstaltung. Beide, Web und Veranstaltung werden zu gleichberechtigten Hilfsmitteln des Wissenstransfers.

Claus Bühnert ist Referent beim Zertifikatskurs Kongress- und Veranstaltungsmanagement kompakt.