Neben dem klassischen Projektmanagement entwickelt sich eine alternative Vorgehensweise – das sogenannte agile Projektmanagement (Scrum). Ursprünglich getrieben von Software- und Startup-Unternehmen, wird Scrum inzwischen auch in der Verlagsbranche verwendet. Manfred Spatz erläutert, was diese Methode so interessant macht.

ADB: Was ist agiles Projektmanagement?
Manfred Spatz: Typisch für agiles Projektmanagement ist die Aufteilung des Gesamtprojektzieles in eine Vielzahl kleiner Projekte, die natürlich stets das „Big Picture“ vor Augen haben. Agil wird es dadurch, dass man nach jedem Abschluss eines solchen Kleinprojektes neu entscheiden kann, welches die relevanten Aufgaben für das jeweilige Folgeprojekt sind. Ein derartiges Kleinprojekt dauert meist nie länger als zwei Wochen. Typische Tätigkeiten dabei sind priorisieren, konzipieren, implementieren, Qualität sichern sowie Vorgehen und Erfolg überprüfen.

ADB: Welche Vorteile bietet diese Methode gegenüber dem klassischen Projektmanagement?
Manfred Spatz: Ich möchte versuchen, dies plakativ zu beschreiben. Angenommen wir planen eine Gipfelbesteigung. Im klassischen Projektmanagement ziehe ich mich nun zurück, plane die Route, schreibe eine Checkliste mit Ausstattungsgegenständen für alle Eventualitäten dieser Reise und packe einen riesigen Rucksack mit Equipment. Darin sind Gegenstände, die ich vielleicht nie brauche, die jedoch meine Geschwindigkeit erheblich reduzieren.Im agilen Vorgehen sammelt man sich kurz und packt dann nur das Wichtigste in einen deutlich kleineren Rucksack. Dabei nimmt man an, sehr schnell unterwegs zu sein und sich sogar den ein oder anderen Umweg leisten zu können. Auf die Produktentwicklung übertragen bedeutet dies: Man startet ohne allzu großen Initialisierungsaufwand und mit geringeren Vorabkosten. Man arbeitet ausschließlich an der Konzeption und der Entwicklung der  Kernfunktionalitäten. Folglich hat man schnell einen ersten Prototypen vorliegen. Kosten, die sonst in ein (teures) Gesamtkonzept geflossen wären, fließen direkt ins Produkt bzw. dessen Umsetzung. Man trifft Entscheidungen nicht im theoretischen Aktionsraum sondern – sehr viel relevanter – anhand des jeweils aktuellen Produktstandes, der sich meist gut „erfühlen“ lässt.  Damit sinkt das Kosten- und Gesamtrisiko. Meist hat man für den Preis eines Gesamtkonzeptes eine Pilotanwendung vorliegen, die einen Großteil der gewünschten Funktionalitäten liefert…

ADB: Welche personellen und technischen Voraussetzungen müssen Verlage schaffen, damit agiles Projektmanagement Sinn macht?
Manfred Spatz: Die größte Investition gilt es zunächst in das vorhandene, teilweise sogar in neues  Personal zu tätigen. Das Basisvorgehen des agilen Projektmanagement und die wenigen – gegenüber dem klassischen Projektmanagement anders angelegten – Rollen (Product Owner, Scrum Manager) müssen klar verstanden sein. Es schadet daher nicht, sich für die Initialisierung und/oder das erste agile Projekt Unterstützung in den Verlag zu holen. Die sonstigen Voraussetzungen sind i.d.R. gering. Für die Planung gibt es kostenfreie Anwendungen im Internet oder – vereinfacht gesagt – es genügen eine Menge Papier-Haftnotizen.

ADB: Agiles Projektmanagement ermöglicht dem Projektteam größere Flexibilität in seinem Handeln und den einzelnen Projektmitarbeitern mehr Autonomie. Wo liegen die Vorteile eines solchen Vorgehens?
Manfred Spatz: Die Flexibilität entsteht durch das Vorgehen. Das Team muss sich nur mit den für das Produkt wertschöpfensten Aufgaben beschäftigen. Es schleppt also keine Aufgaben mit sich herum, die erst in einigen Wochen relevant werden – falls diese Relevanz überhaupt eintritt. Das Team entscheidet in festgelegten Treffen gemeinsam über die Aufwände für diese Aufgaben.  Daraufhin entscheiden alle Teilnehmer kollaborativ, welche dieser Aufgaben beispielweise in der nächsten Woche umgesetzt werden. Dadurch entstehen ein festerer Zusammenhalt im Team und eine hohe Motivation, eigene Zusagen einzuhalten.

ADB: Sehen Sie auch Risiken/Gefahren?
Manfred Spatz: Ja, natürlich. Eine dauerhafte Gefahr besteht beispielsweise, falls SCRUM  nur partiell im Unternehmen eingeführt würde. Es ist sehr hilfreich, wenn dieses Vorgehenen bei allen Projektteilnehmern und Stakeholdern bekannt und akzeptiert ist.  Das größte Risiko ist, dass man zwar von agilen Methoden spricht, aber nicht agil arbeitet. Das agile Projektmanagement ist letztendlich eine  Art Lebenseinstellung zum Managen von Projekten. Hat man den Charme und die Wucht dieser Methode einmal erfahren, will man nur ungern wieder in das klassische Projektmanagement zurück.

ADB: Gibt es bereits Resonanz auf diese Methode aus der Verlagsbranche?
Manfred Spatz: Ich weiß von vielen Verlagen, die agiles Projektmanagement eingeführt haben oder eine Einführung planen. Einige Unternehmen machen das erfreulicherweise sehr umfassend, jedoch liegt mir über deren Bewertung bzw. Erfolge keine Information vor. Ich kann jedoch sagen, dass es in meinem eigenen Unternehmen hervorragend funktioniert und das agile Vorgehen in der Gründerszene generell eine hohe Anhängerschaft hat. Ein gutes Nicht-Verlagsbeispiel ist sicherlich xing.com, die meines Wissens ihr gesamtes Portal agil managen.

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